Працювати ефективно й розвиватися у професії, встигати відпочивати, займатися спортом та подорожувати, планувати свій день так, як хочеться і при цьому багато заробляти — приблизно такий вигляд ідеального work-life balance сучасного працівника. Але як досягти цього дзен-балансу? Вихід є — подружитися з тайм-менеджментом і почати керувати своїм часом.

Віддалений формат роботи уявлявся мені так: я на березі моря з ноутбуком та чашкою гарячого капучино, відповідаю на робочі листи, спілкуюся з колегами по Zoom. Проте реальність виявилася складнішою. Робота в піар-індустрії — це постійні телефонні розмови з колегами й клієнтами, багато ділового листування, ще більше документів, звітів та презентацій.

У підсумку було не до капучино. І я почала захлинатися у рутині завдань. Замість морських пейзажів доводилося “милуватися” чотирма стінами квартири та продовжувати працювати.

Я дещо знала про планування часу й самодисципліну, та навіть почала складати списки завдань. Але робила це нерегулярно, виправдовуючи себе тим, що немає часу. Ще кілька місяців такого хаотичного життя, де робочий день переходить у робочий вечір і ніч — інакше все не встигнути — я б написала заяву на звільнення.

Проте мій керівник кинув мені рятувальний круг: організував кілька майстер-класів з тайм-менеджменту. Так я випливла. То ж ділюся своїм досвідом.

Планувати свій день, тиждень, місяць, рік — головне й просте правило, яке нібито всі знають. Але воно працює тоді, коли стане звичкою. Можна скласти план у голові та через пару годин забути, а можна взяти листок паперу й докладно написати список справ на день або відразу на тиждень.

Зараз є багато онлайн-застосунків, де можна вести такі списки. Найпопулярніші — Google календар, To do, Notion зі вбудованим штучним інтелектом, Trello тощо. Ми, в Zeleni agency, використовуємо Basecamp, який дозволяє всім працівникам фіксувати свої завдання.

Це допомагає не тільки систематизувати свою роботу, а й бачити над чим працюють колеги. Наприклад, я ще записую план дій, що хочу досягти до кінця дня. Це мотивує мене послідовно виконувати всі завдання.

Неважливо, який інструмент планування ви оберете, головне — регулярно записувати в нього робочі завдання та зробити то звичкою. Інше питання — як їх систематизувати? Адже можна вранці скласти одні плани, проте робочий день непередбачуваний —  то з'являється багато нових завдань. І знову каша в голові, — за що хапатися? Так, плани змінюються. Та це нормально. Щоб не заплутатись  — записуйте й категоризуйте.

Як то працює? Всі завдання можна розділити на чотири категорії; Основним критерієм у кожній категорії є “Важливість”. 

1. Важливі та термінові. Сюди відносяться ті справи й завдання, які вимагають оперативного вирішення. Наприклад, у моєму випадку — терміново відповісти на листи замовника, написати пресреліз та розіслати його журналістам, обдзвонити підрядників. Зазвичай, важливе й термінове я записую в щоденному плані завдань.

2. Важливі, але нетермінові. Цю категорію справ можна визначити як стратегічну. Наприклад, робота з тендерною документацією, професійні тренінги, пошук нових клієнтів. Важливі та нетермінові справи можна робити неспішно й виділити їм у робочому графіку 20% часу. Але головне — виконувати справи регулярно, оскільки є велика спокуса відкласти їх, а згадати — за два дні до дедлайну. Важливі, проте нетермінові завдання я фіксую в щотижневому плані завдань.

3. Неважливі та нетермінові. Цим справам не місце у моєму списку завдань, адже вони й неважливі, й нетермінові.

4. Термінові та неважливі. Такі завдання я теж не вношу до свого списку, оскільки вони можуть бути скільки завгодно терміновими, але — неважливими. Наприклад, наполегливі дзвінки від онлайн-казино із пропозицією зробити ставки. При очевидній терміновості — телефонний дзвінок — ця справа для мене неважлива: я не граю в азартні ігри.  

Спочатку здавалося, що всі ці правила занадто прості, щоб допомогти розібрати завдання, якими була завалена моя голова. Проте все геніальне — просто. Після того, як я стала ретельно записувати та категоризувати завдання, моя ефективність виросла, з'явився часу для відпочинку й спорту.

Упевнена, якщо діяти у такому ж ритмі, то мрія — працювати біля моря з чашкою кави стане цілком досяжною. Головне — не лінуватися і виконувати заплановане.